Аутстаффинг персонала: главные риски и как их избежать

Аутстаффинг персонала помогает сокращать расходы, быть бизнесу гибче. Однако, как и любая форма сотрудничества, услуга требует тщательного анализа рисков. В этой статье эксперты агентства «Ваш кадровый советник» помогут разобраться в том, какие угрозы могут возникнуть при передаче сотрудников на аутстаффинг, и поделятся практическими советами о том, как их минимизировать.

Риски договора аутстаффинга: как не попасть в юридическую ловушку

Договор аутстаффинга — основа взаимодействия. Ошибки в его оформлении могут привести к серьезным последствиям. 

Типичные ошибки в договоре

• 1. Нечеткое распределение ответственности

Если в документе не прописано, кто отвечает за выплату зарплат, налогов или решение трудовых споров, заказчик может нести дополнительные расходы.

• 2. Отсутствие условий о конфиденциальности

Передача данных сотрудников третьим лицам без согласия нарушает закон о персональных данных. Штрафы для юрлиц — до 300 тыс. рублей.

• 3. Скрытые комиссии

Недобросовестные аутстафферы могут включать в договор дополнительные платежи (например, за замену сотрудника).

Как составить безопасный договор

• Пункты, которые должны быть в документе:
  - Права и обязанности сторон (включая периодичность отчетности).
  - Порядок оплаты (фиксированная ставка или почасовая).
  - Механизм разрешения споров.
  - Условия расторжения сотрудничества.
• Дополнительные меры защиты:
  - Пропишите санкции за нарушения сроков или качества услуги.

Налоговые риски аутстаффинга: как избежать претензий от ФНС

Налоговые органы тщательно проверяют схемы аутстаффинга, чтобы исключить «серые» схемы ухода от налогов.

Основные налоговые угрозы

• Переквалификация договора

Если ФНС признает аутстаффинг трудовыми отношениями, заказчика обяжут выплатить НДФЛ и страховые взносы за весь период.

• Двойное налогообложение

Риск возникает, если аутстаффер и заказчик зарегистрированы в разных странах.

• Ошибки в бухгалтерском учете

Неверное отражение услуг аутстаффинга в отчетности ведет к штрафам до 500 тыс. рублей.

Стратегия минимизации

Проверьте, чтобы аутстаффер был официальным налоговым агентом для сотрудников.
Запросите у образцы отчетов (2-НДФЛ, РСВ).

Аутстаффинг: риски для заказчика мнимые и настоящие 

Не исключая риски операционных и репутационных угроз, после тщательного анализа конкурентов, мы ранжировали для вас самые обсуждаемые, но не всегда оправданные.

Топ-3 

• Потеря контроля над персоналом

Принято считать, что сотрудники на аутстаффинге могут работать менее эффективно без прямого управления. На деле, это не так. Люди, принятые в компанию, прошедшие там собеседование, мотивированы точно также как и работники, которые значатся в штате компании.

• Утечка данных

Часто звучит предостережение от передачи конфиденциальной информации сотрудникам, трудоустроенным у аутстаффера, якобы, это повышает риск кибератак. В данном случае разницы между штатным сотрудником компании и сотрудником, трудоустроенным у аутстафферов, нет. Любой человек в силу разных причин может воспользоваться доступной ему информацией. 

• Репутационные потери

Ошибки аутстафферов (например, халатность в обслуживании клиентов) бьют по имиджу заказчика – это оправданный риск.

4 шага для защиты

• 1. Внедрите KPI для сотрудников и аутстаффинговой компании.
• 2. Используйте системы мониторинга (например, учет рабочего времени).
• 3. Заключите NDA с аутстаффером.
• 4. Выбирайте партнеров с ISO-сертификатами.

Сравнение рисков при работе с разными аутстафферами

Учет аутстаффинга: как избежать ошибок в бухгалтерии

Бухгалтерский учет аутстаффинга требует особого внимания. Разберем основные нюансы.

Этапы учета

• 1. Документооборот

Договор, акты выполненных работ, счета-фактуры.

• 2. Отражение в отчетности

Услуги аутстаффинга относятся к затратам на персонал (статья «Прочие расходы»).

• 3. Налоговые декларации

Убедитесь, что аутстаффер предоставляет все формы (например, СЗВ-ТД).

Частые ошибки

• Неверное указание кодов ОКВЭД.
• Отсутствие актов сверки с аутстаффером.
• Путаница между аутстаффингом и аутсорсингом в отчетах.

Решение: автоматизируйте учет с помощью CRM-систем. Например, «1С» или SAP интегрируются с большинством платформ аутстаффера.

Почему с нами вы минимизируете риски?

Наша компания 17 лет специализируется на аутстаффинге персонала. Вот что мы предлагаем:

• Гарантия юридической чистоты
  Все договоры проверяют юристы с опытом в трудовом праве.

• Прозрачный бухгалтерский учет
  Онлайн-доступ к отчетам и автоматическая интеграция с вашей CRM.

• Защита данных
  Шифрование информации и регулярный аудит безопасности.

• Бесплатный аудит рисков
  Проанализируем ваши процессы и предложим решение за 24 часа.

Аутстаффинг персонала — это не только экономия бюджета, но и ответственность за выбор партнера. Следуя нашим рекомендациям и сотрудничая с проверенными  компаниями,  вы превратите риски в возможности для роста.