Все компании, у которых есть персонал, должны заниматься ведением определенной документации. При этом кадровое делопроизводство – достаточно трудоемкий процесс. Именно поэтому на большинстве предприятий функционирует специальная служба, которая занимается созданием, хранением и подачей отчетов, а также других необходимых документов, что имеют отношение к наемным работникам.
Стоит отметить, что современные методы управления персоналом позволяют провести оптимизацию кадрового делопроизводства. Таким образом, вы переложите часть своих обязанностей на посредническую компанию, которая и будет выполнять такие задачи.
Согласно трудовому законодательству, работодатели обязаны заниматься:
- формированием личных дел наемных работников компании;
- разработкой табеля учета рабочего времени;
- оформлением справок, больничных листов, заявлений об отпуске и увольнении;
- подготовкой кадровых приказов;
- составлением и подачей статистической отчетности и так далее.
Именно на сотрудников кадровой службы и ложатся эти обязанности. Кроме того, во многих современных компаниях кадровики выполняют и ряд других функций. В том числе они занимаются размещением вакансий, проведением собеседований, аттестаций, начислением заработной платы, уплатой налогов из зарплаты и так далее.
Какие есть нюансы в кадровом делопроизводстве
Стоит отметить, что законодательство в сфере труда постоянно корректируется. В связи с этим меняются и нормы, которые касаются трудовой отчетности, порядка выплаты заработной платы, всех необходимых отчислений из нее, а также многого другого.
Так, при нарушении порядка сбора, хранения, использования и распространения информации о персонале, воспрепятствованию деятельности инспекторов в области труда, несвоевременной подаче всех предусмотренных отчетов и т. д. может наступить административная ответственность. Как результат, во время проверок на работодателей будут наложены различные санкции и штрафы (чего можно избежать, если передать данные обязанности специальному агентству)
Как можно провести оптимизацию кадрового делопроизводства
Стоит отметить, что чем больше у компании персонала, тем большими будут и издержки на кадровую и бухгалтерскую службу. Таким образом, в крупных фирмах годовой фонд заработной платы этих отделов может достигать огромных сумм. Но даже большой штат кадровиков не гарантирует, что все будет выполнено согласно действующему законодательству. Чтобы провести улучшение делопроизводства, и разработаны современные методы управлением персоналом.
Среди них выделяют два самых распространенных способа:
- не оформлять персонал в свой штат (аутстаффинг);
- передать обязанности по делопроизводству для специального кадрового агентства (аутсорсинг).
Оба эти варианта имеют свои преимущества, так что подойдут для каждой конкретной ситуации.
Какие возможности открываются при аутсорсинге персонала
Аутсорсинг – это передача определенных бизнес-процессов для посторонней компании. Именно на специальное агентство и ложатся все обязанности по ведению кадровой документации. С помощью аутсорсинга персонала компания может рассчитывать на следующие преимущества:
- уменьшение нагрузок на кадровый отдел (вплоть до полной передачи всех данных обязанностей);
- комплексное решение поставленного поручения. Перед компанией-аутсорсером ставят определенные цели, после чего получают готовый результат;
- возможность сконцентрироваться на конкретных задачах. Передав управление персоналом для третьего лица, вы сможете заниматься только основной деятельностью, не отвлекаясь на другие процессы.
Аутсорсинг отлично подходит для длительных отношений. С помощью такого решения вы сможете значительно оградить риск несоответствия трудовому законодательству, а также провести оптимизацию кадрового делопроизводства.
Улучшение делопроизводства с помощью аутстаффинга
Аутстаффинг – это вывод персонала за штат компании. Фактическим работодателем сотрудников является специальное агентство, которое предоставляет специалистов для выполнения определенных обязанностей. По-другому аутстаффинг называют арендой персонала. Кадровое делопроизводство при аутстаффинге полностью передается для посреднической компании. Поскольку трудовые отношения между принимающим предприятием и наемным работником не возникают, то практически вся ответственность ложится именно на кадровую фирму.
С помощью аутстаффинга вы сможете избавиться от необходимости вести документы, связанные с персоналом, выплачивать заработную плату, а также налоги с нее. Таким образом, отпадает необходимость увеличивать количество кадровиков. Для крупных предприятий можно до 5 раз снизить издержки, связанные с кадровой и бухгалтерской службой.
Кроме улучшения делопроизводства, процедура вывода сотрудников за штат имеет множество других достоинств, в том числе:
- уменьшается количество наемных работников компании. Аутстаффинг позволяет поддерживать стабильное число сотрудников. Это может быть обусловлено как корпоративной политикой, так и необходимостью подпадать под категорию малых предприятий (чтобы находиться на упрощенной системе налогообложения);
- отсутствие трудовых споров с персоналом. Поскольку такие работники числятся в другой компании, то и все претензии они подают туда. С другой стороны, вам надо выполнять условия договора аутстаффинга, поскольку вы несете субсидиарную ответственность (например, по выплате заработной платы);
- более простая процедура приема на работу. Вы не будете заниматься трудоустройством, оформлять договора и многое другое. Все это перейдет к обязанностям кадрового агентства.
Где воспользоваться подобными услугами
Если вы хотите заказать внешний менеджмент персонала, то мы рекомендуем вам обратиться в проверенную компанию, какой и является кадровое агентство «ВКС». Сотрудничая с нами, вы можете рассчитывать на:
- многолетний опыт работы. Мы оказываем подобные услуги почти 8 лет. Более 120 предприятий, включая и ряд известных брендов, стали нашими клиентами;
- оперативное выполнение задачи. Процесс оформления персонала через кадровое агентство займет намного меньше времени, чем самостоятельный поиск сотрудников;
- индивидуальный подход. Наши специалисты войдут в вашу ситуацию, после чего предложат самый лучший вариант ее решения;
- доступные цены, а также скидки для наших клиентов. Благодаря удобному онлайн-калькулятору вы сможете сразу же узнать конечную стоимость наших услуг.
С нашей помощью вы без проблем оптимизируете делопроизводство в своей компании.
