Как оформить удаленного сотрудника, который работает из другой страны

Опубликовано: 2026-07-17 10:06:00

Когда сотрудник переезжает в другую страну и продолжает работать удаленно, прежнюю схему оформления нужно пересмотреть. На порядок работы влияют страна пребывания, срок нахождения за рубежом, характер обязанностей и выбранный договор. От этих данных зависят НДФЛ, страховые взносы и возможные обязанности компании за границей.

Почему статус сотрудника важен для компании

Гражданство и место фактического нахождения человека влияют на порядок оформления. Российская компания может работать с таким специалистом по трудовому договору, гражданско-правовому договору или через другие модели взаимодействия.

Если сотрудник находится за пределами России длительное время, необходимо отдельно проверить налоговый статус, правила выплат и требования страны пребывания. Для иностранных граждан дополнительно учитываются миграционные документы. Подробные вопросы по оформлению иностранных граждан зависят от конкретной ситуации.

Какие варианты оформления используют компании

Выбор схемы определяют характер работы, уровень контроля и то, кто удерживает налог. Основные форматы:

• Трудовой договор с дистанционным работником. Подходит, когда специалист встроен в структуру и работает по внутренним правилам. С 2024 года в договоре обязательно указывают дистанционный характер работы и место ее выполнения за рубежом. При таком договоре российский работодатель остается налоговым агентом и удерживает НДФЛ по прогрессивной шкале 13–22% независимо от того, резидент сотрудник или нет.
• Гражданско-правовой договор. Используется для конкретных работ или услуг с определенным результатом. Здесь порядок сложнее: НДФЛ удерживают, только если работа выполнена с использованием российских доменов, оборудования или информационных систем на территории РФ. В остальных случаях резидент платит налог сам, а с дохода нерезидента объекта обложения не возникает.
• Самозанятость. Иностранец или уехавший из России гражданин может платить налог на профессиональный доход, но у режима есть ограничения по кругу лиц и видам деятельности. Оформлять постоянные задачи через самозанятость рискованно: если отношения по сути трудовые, налоговая переквалифицирует их и доначислит НДФЛ и взносы заказчику.
• Работа через провайдера. Этот вариант закрывает не ситуацию с релокантом за рубежом, а обратный случай — когда иностранные сотрудники работают на территории России и их оформление удобнее передать аккредитованному агентству. Такой формат называют миграционным аутстаффингом: провайдер как работодатель ведет их кадровые документы и уведомления. Для сотрудника, физически находящегося в другой стране, эта модель проблему местного налогообложения не снимает.

Что проверить перед самостоятельным оформлением

Частая ошибка — оставить прежнюю схему после того, как сотрудник переехал. Бухгалтерия либо продолжает удерживать 30% как с обычного нерезидента, либо вовсе перестает удерживать налог, считая доход «зарубежным». Оба варианта неверны: по трудовому договору с дистанционным работником за границей действует та же шкала 13–22%, а разницу при неверном расчете компании приходится покрывать за свой счет.

Перед оформлением стоит проверить:

• налоговый статус сотрудника на текущий год и дистанционный характер работы в тексте договора;
• какой порядок удержания НДФЛ применим к выбранному типу договора;
• не возникает ли у компании обязанностей в стране пребывания сотрудника — вплоть до риска признать там постоянное представительство и платить местные налоги;
• какие документы подтверждают право человека на работу и его налоговое резидентство другой страны.

Когда уместен аутстаффинг

Аутстаффинг применим не к любому сотруднику за рубежом, а к иностранному персоналу, который работает в России. При аутстаффинге персонала работников переоформляют в штат агентства, и оно ведет их кадровый и расчетный учет, а прежние рабочие задачи остаются за заказчиком.

Для международных команд, где сотрудники разбросаны по нескольким странам и юрисдикциям, единого решения через российского провайдера нет: часть вопросов регулируется по месту фактической работы человека. Поэтому зоны ответственности и применимое право определяют по каждой стране отдельно.

Аутстаффинг и аутсорсинг: в чем разница

При аутсорсинге персонала компания получает готовую услугу или результат работы подрядчика. При аутстаффинге сотрудник выполняет задачи на стороне заказчика, но юридически оформлен у провайдера.

Выбор модели зависит от того, что важнее компании: сохранить прямое управление работой конкретных специалистов или передать подрядчику законченную функцию с ответственностью за результат.

Главный ориентир при работе с сотрудником за границей — его фактическое местонахождение и налоговый статус. Именно они определяют, какой договор допустим, кто удерживает НДФЛ и не возникает ли у компании обязанностей в другой стране. Схему стоит пересматривать каждый раз, когда сотрудник меняет страну пребывания.