Как законно оформить иностранных работников в 2026 году

Опубликовано: 2026-07-01 10:20:00

При работе с иностранцами компании обязаны проверять документы. Обычно это делают дважды: перед заключением договора и перед первым выходом сотрудника на смену. Во время проверки уточняют статус человека в России, основание для работы, допустимый регион и сроки действия документов.

Проверка документов до приема

Кадровик сверяет паспорт, срок пребывания, миграционный учет и сведения в реестре контролируемых лиц. Для патента или разрешения на работу дополнительно проверяют регион, профессию, срок действия и подлинность документа. При прямом найме оформление иностранных граждан начинают с сопоставления этих данных с должностью и адресом объекта.

Для трудового договора обычно запрашивают паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС и документ об образовании, когда квалификация обязательна. Если СНИЛС оформляют впервые, работодатель передает сведения в Социальный фонд. Документы воинского учета у иностранцев по общему правилу не требуются.

Что проверять по статусу работника

• Гражданин ЕАЭС. Гражданам Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана патент и разрешение на работу не нужны. Работодатель проверяет паспорт, законность пребывания и миграционный учет.
• Работник с патентом. В патенте сверяют регион, срок, профессию или вид деятельности, если они указаны. Также нужны чеки по фиксированным авансовым платежам. В течение двух месяцев после выдачи патента работник направляет в МВД уведомление о трудовой деятельности и копию договора.
• Иностранец с РВП. Патент не требуется. Обычно работать можно только в субъекте РФ, где разрешено временное проживание. Регион в кадровых документах должен соответствовать этому ограничению.
• Иностранец с ВНЖ. С видом на жительство иностранец вправе работать без патента по всей России. Работодатель проверяет паспорт, ВНЖ и сведения о регистрации по месту жительства или учета по месту пребывания.

Договор и уведомление МВД

В трудовой договор вносят реквизиты патента, РВП, ВНЖ или разрешения на работу, если сотрудник работает на основании этого документа. Договор составляют письменно в двух экземплярах.

О заключении и прекращении трудового или гражданско-правового договора территориальный орган МВД уведомляют в течение трех рабочих дней. Уведомление подают отдельно по каждому иностранцу, а подтверждение приема хранят вместе с кадровыми документами. Перед отправкой нужно проверить действующую форму: с 1 сентября 2026 года применяются формы, утвержденные приказом МВД России от 12 мая 2026 года № 290.

Контроль после приема

После выхода сотрудника кадровая служба контролирует оплату патента, миграционный учет, поездки за границу и окончание РВП или ВНЖ. Если компания предоставляет помещение для фактического проживания иностранца, у нее могут возникнуть обязанности принимающей стороны. Если человек только работает на объекте и не проживает там, компания обычно не становится принимающей стороной.

При большом числе иностранцев документооборот можно передать аккредитованному частному агентству занятости. Для этого используют миграционный аутстаффинг: работников оформляют в штат провайдера, который подает уведомления и ведет документы как работодатель.

Проверка перед переоформлением

Когда компания использует аутстаффинг персонала, сотрудники продолжают работать на площадке заказчика, но трудовые договоры заключает агентство. До переоформления стороны сверяют паспорта, патенты, РВП, ВНЖ, миграционный статус и ранее направленные уведомления.

Стороны проводят вывод персонала за штат после проверки документов. За нарушения до даты переоформления отвечает прежний работодатель, поэтому спорные документы и пропущенные сроки выявляют заранее.