Когда организации требуется, чтобы ее сотрудник выполнил рабочие задачи в другом населенном пункте или за рубежом, такая поездка квалифицируется как служебная командировка. Ее корректное документальное оформление является строго обязательным.
В этом материале:
- Общие принципы направления работников в командировки
- Категории работников, которых нельзя направлять в командировки или можно только с ограничениями
- Командирование сотрудников-иностранцев
- Продолжительность командировки
- Согласование командировки и заявление на аванс
- Издание приказа о командировке
- Бронирование проезда и проживания
- Выплата суточных
- Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)
- Сфокусируйтесь на главном: передайте кадровое администрирование нам
Базовые принципы, гарантии и требования, связанные с организацией служебных командировок, регламентированы главой 24 Трудового кодекса РФ.
Чтобы поездка была признана командировкой, необходимо одновременное соблюдение следующих условий:
- Поездка должна быть обусловлена производственной необходимостью.
- Сотрудник должен состоять в трудовых отношениях с организацией (быть оформленным по трудовому договору).
- Характер работы сотрудника не должен быть разъездным по условиям трудового договора (в отличие, например, от курьеров или экспедиторов), то есть за ним должно быть закреплено постоянное рабочее место.
- Продолжительность командировки должна быть обоснованной (к примеру, длительная поездка на несколько месяцев в другой регион для открытия филиала может быть расценена как временный перевод, а не командировка).
Общие принципы направления работников в командировки
Согласно общему правилу, если работодатель издает распоряжение о направлении сотрудника в командировку, последний не вправе отказаться от ее выполнения.
Исключения составляют случаи, когда работник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске, на больничном или если поездка выпадает на его законный выходной день. В этих ситуациях отказ является правомерным, и сотрудник вправе самостоятельно принять решение о поездке.При этом отпуск работника подлежит переносу или отмене с обязательным последующим перерасчетом.
Если же сотрудник, находясь на больничном, примет решение отправиться в командировку, это будет считаться нарушением режима, поскольку совмещать болезнь и работу невозможно. Подобные действия могут повлечь за собой лишение или значительное сокращение пособия по временной нетрудоспособности.
Категории работников, которых нельзя направлять в командировки или можно только с ограничениями
Существуют отдельные группы сотрудников, которых либо невозможно направить в командировку, либо их отправка требует соблюдения особых процедур.
- Беременные женщины. Направление в командировку данной категории сотрудниц строго запрещено без каких-либо исключений. Их права защищены статьей 259 ТК РФ.
- Несовершеннолетние сотрудники. Их можно направлять в командировки исключительно в случае, если они являются профессиональными спортсменами или деятелями культуры и искусства. Данное правило установлено статьей 268 ТК РФ.
- Работники, обучающиеся по ученическому договору. Отправка таких сотрудников в обычную производственную командировку не допускается. Возможны только поездки, напрямую связанные с процессом обучения (ст. 203 ТК РФ), например, для сдачи экзаменов или прохождения сессии.
- Сотрудники с инвалидностью. Их можно направлять в командировки при условии, что это не противоречит индивидуальной программе реабилитации или абилитации (ИПРА) согласно статье 23 Федерального закона № 181-ФЗ.
Кроме того, статьи 259 и 264 ТК РФ требуют получения письменного добровольного согласия у следующих работников:
- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
- отцов, матерей или опекунов, которые в одиночку воспитывают детей до 14 лет;
- родителей, воспитывающих детей-инвалидов;
- одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель трудится вахтовым методом;
- многодетных родителей (имеющих трех и более детей до 18 лет), пока младшему ребенку не исполнится 14 лет;
- сотрудников, находящихся на больничном по уходу за членом семьи;
- кандидатов в депутаты в период избирательной кампании.
Командирование сотрудников-иностранцев
При необходимости направить в командировку иностранного работника важно учитывать, что такая возможность напрямую зависит от его профессионального статуса и правового положения в РФ.
Особенности регулирования командировок иностранных сотрудников систематизированы в таблице:
|
Статус пребывания иностранного работника в РФ |
Ограничения по должностям и профессиям |
Ограничения по срокам командирования |
|---|---|---|
|
Временно пребывающий в безвизовом порядке (на основании патента) |
Ограничений нет |
Срок командировки ограничен сроком действия дополнительного патента, полученного в регионе командирования. |
|
Временно пребывающий на основании визы (с разрешением на работу) |
Должность/профессия должны входить в Перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н). |
Не более 10 календарных дней за весь срок действия разрешения; или не более 60 дней, если работа имеет разъездной характер. |
|
Временно проживающий |
Должность/профессия должны входить в Перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н). |
Не более 40 календарных дней за весь срок действия разрешения; или не более 90 дней при разъездном характере работы. |
|
Высококвалифицированный специалист (ВКС) с видом на жительство |
Ограничений нет. |
Ограничений нет. |
|
ВКС с разрешением на работу или временным проживанием |
Ограничений нет. |
Не более 30 календарных дней в год; без ограничений при разъездном характере работы. |
|
Граждане государств-членов ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ |
Ограничений нет. |
Ограничений нет. |
Иностранный гражданин, временно пребывающий в РФ в безвизовом порядке, работает на основании патента. Гражданин, прибывший по визе, – на основании разрешения на работу. В обоих случаях право на работу и передвижение ограничено тем субъектом РФ, который выдал документ.
Для работы в нескольких регионах работодателю необходимо оформить сотруднику дополнительный патент на каждый из них. Срок командировки при этом не может превышать срока действия этого патента.
С сотрудником, имеющим разрешение на работу, процедура несколько проще. Он может быть командирован на срок до 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или до 60 дней, если его труд носит разъездной характер, что должно быть отражено в договоре.
Ключевое ограничение – его профессия или должность должны соответствовать Перечню из п. 1 Приложения к приказу № 564н (например, каменщик, машинист, артист, руководитель подразделения).
Временно проживающие иностранцы могут работать только в регионе выдачи разрешения. Командировать можно лишь тех, чьи профессии включены в Перечень (п. 2 Приложения к приказу № 564н). Общий срок командировок не может превышать 40 дней (или 90 дней при разъездном характере работы).
ВКС с видом на жительство могут командироваться без ограничений. ВКС с разрешением на работу или РВП не могут находиться в командировке более 30 дней в году, если иное не предусмотрено разъездным характером работы.
На граждан стран ЕАЭС, постоянно проживающих в РФ, распространяется тот же порядок, что и на российских граждан.
Продолжительность командировки
Под сроком командировки понимается период с даты выезда сотрудника из места постоянной работы до даты его возвращения обратно, включительно. Конкретные даты определяет работодатель.
Руководителю необходимо установить и зафиксировать конечную дату командировки до ее начала. Это важно для самого сотрудника, чтобы понимать сроки возвращения, и для бухгалтерии – для корректного расчета аванса и правильного отражения отсутствия в табеле учета рабочего времени.
Согласование командировки и заявление на аванс
Трудовое законодательство не обязывает работодателя получать дополнительное согласование или заранее уведомлять сотрудника о предстоящей командировке. Однако компании вправе разработать внутренний регламент, включающий составление служебной записки для согласования деталей поездки и предстоящих расходов.
На практике такую записку обычно составляет непосредственный руководитель командируемого сотрудника. В документе указываются ФИО и должность сотрудника, сроки, цель поездки и предполагаемая смета расходов.
Во многих организациях процесс согласования командировок автоматизирован. Сотрудник формирует электронную заявку, которая проходит согласование у руководителей и ответственных специалистов.
После согласования служебной записки сотрудник пишет заявление на выдачу аванса для приобретения билетов и бронирования гостиницы (если эти функции не централизованы). Сумма аванса рассчитывается исходя из примерной стоимости проезда и проживания с учетом корпоративных норм, прописанных в Положении о командировках (например, класс проезда или категория номера в гостинице). В аванс также включаются суточные.
Издание приказа о командировке
Оформление каждой командировки начинается с издания соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
С 1 января 2013 года использование унифицированных форм первичных учетных документов (например, форм Т-9, Т-9а) не является обязательным. Организации вправе разрабатывать собственные формы, утвердив их в учетной политике, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные ФСБУ 27/2021.
В приказе должны быть указаны:
- ФИО, должность и структурное подразделение командируемого сотрудника;
- пункт назначения;
- даты и продолжительность командировки;
- цель поездки;
- источник финансирования.
Использование форм Т-9 (для одного сотрудника) или Т-9а (для группы) также допустимо. Ранее обязательными были также служебное задание и командировочное удостоверение. Согласно Постановлению Правительства РФ № 1595, их применение теперь не является обязательным, хотя некоторые компании продолжают их использовать по внутренним правилам.
Важное исключение: если работа в командировке приходится на выходной или праздничный день (и это не предусмотрено графиком работы сотрудника), необходимо получить его письменное согласие и издать отдельный приказ о привлечении к работе в такой день. Если в выходные дни сотрудник отдыхает, эти документы не требуются.
Бронирование проезда и проживания
Данный аспект организация определяет самостоятельно.
Возможны варианты:
- централизованное бронирование и покупка билетов специально назначенным сотрудником (например, из отдела кадров или административного отдела);
- самостоятельное оформление сотрудником с последующей компенсацией расходов из полученного аванса;
- использование личного или служебного автомобиля. В этом случае сотруднику оформляется путевой лист (по форме, утвержденной компанией), а для подтверждения расходов необходимы будут чеки на топливо.
Выплата суточных
Суточные подлежат выплате сотруднику перед отъездом в командировку. Их размер работодатель устанавливает самостоятельно и фиксирует во внутренних локальных актах (Положение о командировках, коллективный договор).
Важное правило: суточные не выплачиваются за однодневные командировки по России (п. 11 Постановления Правительства РФ № 749). Для однодневных заграничных командировок суточные выплачиваются в размере 50% от установленного норматива (ст. 168 ТК РФ, п. 20 Постановления № 749).
Прямой лимит размера суточных законодательством не установлен. Однако для целей налогообложения действуют нормы: суммы в пределах 700 рублей в день по России и 2 500 рублей в день для заграничных поездок не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов «на травматизм», которые с суточных не начисляются никогда). Суммы сверх этого лимита подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Также суточные не выплачиваются, если место командировки позволяет сотруднику ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (п. 11 Постановления № 749).
Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)
Основная обязанность командированного сотрудника – сохранять все документы, подтверждающие расходы:
- проездные документы (билеты, посадочные талоны);
- чеки из гостиницы;
- кассовые чеки и БСО на прочие расходы (канцелярия, связь, багаж и т.д.).
С 10 марта 2023 года для подтверждения срока пребывания в командировке (например, при поездке на личном автомобиле, когда нет проездных документов) можно использовать:
- договор оказания гостиничных услуг;
- кассовый чек;
- бланк строгой отчетности (БСО) из гостиницы.
После возвращения сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов. В отчете подробно расписывается, какие средства были получены, как израсходованы, и рассчитывается остаток к возврату или перерасход к возмещению.
При утере чека сотрудник может написать служебную записку с объяснением обстоятельств, однако руководитель вправе отказать в возмещении такого расхода.
После проверки отчета бухгалтерия производит окончательный расчет: излишне выданные средства подлежат возврату в кассу, а документально подтвержденный перерасход – компенсации сотруднику.
Сфокусируйтесь на главном: передайте кадровое администрирование нам
Организация служебных командировок – это многоэтапный процесс, требующий знаний трудового законодательства, налогового учета и внимания к деталям. Любая ошибка на этапе оформления приказа, расчета выплат или принятия отчета может привести к спорам с сотрудниками, претензиям от проверяющих органов и финансовым потерям для компании.
Постоянные изменения в миграционном законодательстве и особые статусы отдельных категорий работников лишь добавляют рисков в процедуру.
Если вы хотите полностью снять с себя этот пласт забот и сосредоточиться на стратегических задачах развития компании, оптимальным решением станет передача работников аутстафферам.
Наша команда берет на себя все кадровое администрирование, обеспечивая полную юридическую и налоговую безопасность вашего бизнеса. Вы получаете готовый результат работы вашей команды, в то время как мы берем на себя все рутинные и правовые обязательства как формальный работодатель.
Сфокусируйтесь на своих бизнес-целях, а заботу о кадровых процессах доверьте профессионалам.
